2023年河师大在职研究生招生简章对学员档案保管有何规定

2023年河师大在职研究生招生简章对学员档案保管的规定

随着我国教育事业的不断发展，在职研究生教育逐渐成为广大在职人员提升自身综合素质、拓宽知识领域的重要途径。河南师范大学（以下简称“河师大”）作为一所知名高等学府，其在职研究生教育备受关注。为了确保学员档案的完整性和安全性，河师大在2023年的在职研究生招生简章中对学员档案保管作出了一系列明确规定。以下是河师大在职研究生招生简章中对学员档案保管的具体规定：

一、档案保管原则

完整性原则：学员档案应包括所有与学员学习、生活、工作相关的材料，确保档案内容的完整性。
安全性原则：河师大将采取有效措施，确保学员档案的物理安全和信息安全，防止档案丢失、损坏或泄露。
保密性原则：学员档案属于个人隐私，河师大将严格遵守国家相关法律法规，对学员档案实行严格保密。

二、档案保管范围

入学材料：包括身份证、学历证书、学位证书、工作证明、推荐信等。
学习材料：包括课程成绩单、论文、答辩材料等。
生活材料：包括住宿证明、体检报告、医疗保险等。
工作材料：包括工作总结、培训记录等。
其他材料：如奖惩记录、党员证明等。

三、档案保管方式

信息化管理：河师大将建立学员档案电子数据库，实现档案的电子化管理，提高档案查阅效率。
物理保管：学员档案将存放在河师大档案馆，由专人负责管理，确保档案安全。
定期检查：河师大将对学员档案进行定期检查，确保档案的完整性和安全性。

四、档案查阅与使用

查阅申请：学员如需查阅本人档案，需向档案馆提出书面申请，说明查阅目的和用途。
查阅审批：档案馆将对学员的查阅申请进行审批，审批通过后方可查阅。
查阅范围：学员查阅档案时，仅限于本人档案，不得查阅他人档案。
查阅记录：档案馆将对学员查阅档案的情况进行记录，以便跟踪管理。

五、档案保管期限

河师大在职研究生学员档案保管期限为学员在校期间及毕业后5年。毕业后，学员档案将转至其户籍所在地的人才交流中心或就业单位。

六、违规处理

档案丢失、损坏或泄露：档案馆将立即启动应急处理机制，查找原因，追究相关人员责任。
未按规定保管档案：档案馆将对违规单位或个人进行通报批评，并要求其限期整改。
查阅档案违规：对未经批准查阅他人档案或泄露他人档案信息的行为，将依法追究法律责任。

总之，河师大在职研究生招生简章中对学员档案保管作出了明确规定，旨在确保学员档案的完整、安全与保密。学员应积极配合档案馆做好档案管理工作，共同维护自身合法权益。